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Sachverständige: Theodor Böhm
Portrait von BISG-Mitglied Theodor Böhm
BISG Fachgebiete (gem. Ernennungsurkunde): 
  • Konzeptionelle Erarbeitung eines Gesamtkonzeptes zur Schaffung einer modernen Personaladministration

Projekte und Referenzen (Auszug):

1. Einführung einer digitalen Personalakte mit Optimierung der vor- und nachgelagerten Prozesse (Workflow) in einem semi-öffentlichen Dienstleistungsunternehmen (Konzern) 2.500 MA

Rolle:

Projektleitung intern

Herausforderung:

Analyse und Bewertung der Prozesse unter Einbezug sämtlicher interner Schnittstellen Kommunikation und Mitarbeiterakzeptanz auf allen Ebenen (Bereichsleiter des Unternehmens, Sachbearbeiter HR, Betriebsrat und Mitarbeiter

Aufgaben:

  • Erarbeitung des Prozessoptimierungskonzeptes
  • Präsentation und Schaffung der Voraussetzungen zur Umsetzung des Konzeptes
  • Koordination und Begleitung der Projektabläufe
  • Prüfung der Einhaltung von Milestones
  • Projektberichte an Geschäftsführung und Bereichsleiter  

2. Einführung einer digitalen Personalakte bei einem Dienstleister im Gesundheitswesen in Berlin (16.000 MA) 

Rolle:

Projektleitung intern

Herausforderung:

  • Analyse und Bewertung der Prozesse unter Einbezug sämtlicher interner Schnittstellen
  • Kommunikation und Mitarbeiterakzeptanz auf Ebene der SachbearbeiterInnen HR und des Betriebsrates
  • Kommunikation und Abstimmung mit der unternehmenseigenen IT
  • Vorbereitung der Ausschreibung

- Scan-Dienstleister
- Software

Begleitung der Bietergespräche

Aufgaben:

  • Erarbeitung des Prozessoptimierungskonzeptes
  • Präsentation und Schaffung der Voraussetzungen zur Umsetzung des Konzeptes 
  • Koordination und Begleitung der Projektabläufe
  • Prüfung der Einhaltung von Milestones
  • Projektberichte an Geschäftsführung und Bereichsleiter

3. Einführung eines internen Kontrollsystems für Personaladministration, Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft in einem semi-öffentlichen Dienstleistungsunternehmen (Konzern) mit 2.500 MA

Rolle:

Projektleitung intern

Herausforderung:

  • Analyse und Bewertung der Prozesse unter Einbezug sämtlicher interner und externer Schnittstellen
  • Kommunikation und Mitarbeiterakzeptanz auf Ebene der SachbearbeiterInnen HR und des Betriebsrates
  • Kommunikation und Abstimmung mit der unternehmenseigenen IT

Aufgaben:

  • Erarbeitung des Prüfkonzeptes unter Einbezug möglicher IT-Werkzeuge
  • Präsentation und Schaffung der Voraussetzungen zur Umsetzung des Konzeptes
  • Koordination und Begleitung der Projektabläufe
  • Prüfung der Einhaltung von Milestones
  • Projektberichte an Geschäftsführung und Bereichsleiter
  • Begleitung der nach Umsetzung erfolgten externen System- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung nach IDW
  • Abschlusspräsentation

4. Einführung eines internen Kontrollsystems für die Entgeltabrechnung eines Pharma-Unternehmens mit 500 Mitarbeitern 

Rolle:

Projektleitung extern

Herausforderung:

  • Analyse und Bewertung der Prozesse unter Einbezug sämtlicher interner und externer Schnittstellen
  • Kommunikation und Mitarbeiterakzeptanz auf Ebene der Geschäftsführung, der HR-Leitung sowie der SachbearbeiterInnen HR und des Betriebsrates
  • Kommunikation und Abstimmung mit der unternehmenseigenen IT

Aufgaben:

  • Erarbeitung des Prüfkonzeptes unter Einbezug möglicher IT-Werkzeuge
  • Präsentation und Schaffung der Voraussetzungen zur Umsetzung des Konzeptes
  • Koordination und Begleitung der Projektabläufe
  • Prüfung der Einhaltung von Milestones
  • Projektberichte an Geschäftsführung und der HR-Leitung
  • Abschlusspräsentation

5. Erarbeitung von SLA-Verträgen für den Dienstleister Personalservice einer gemeinnützigen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH) mit 22.500 MA unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Gegebenheiten und Einbezug der zu treffenden Datenschutzvereinbarungen 

Rolle:

Projektleitung extern

Herausforderung:

Analyse und Bewertung der Prozesse und Kosten unter Berücksichtigung sämtlicher interner und externer Schnittstellen
Aufgaben:

  • Ermittlung der Prozesskosten zwecks Bewertung sämtlicher Dienstleistungen
  • Entwurf der SLA-Verträge mit entsprechenden Anlagen (Leistungskatalogen
  • Entwurf einer Datenschutzvereinbarung
  • Erarbeitung eines Konzeptes zur Prozessoptimierung mit dem Ziel der Qualitätssicherung und Senkung eigener Kosten

6. Einführung einer Verfahrensdokumentation für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung nach ISO 9001 ff.

Rolle:

Projektleitung intern

Herausforderung:

  • Analyse und Bewertung der Prozesse unter Einbezug sämtlicher interner und externer Schnittstellen
  • Kommunikation und Mitarbeiterakzeptanz auf Ebene der SachbearbeiterInnen HR und des Betriebsrates
  • Kommunikation und Abstimmung mit der unternehmenseigenen IT

Aufgaben:

  • Darstellung der Abläufe unter Berücksichtigung rechtlicher Erfordernisse und technischer Notwendigkeiten
  • Erfassung und Verknüpfung sämtlicher Schnittstellen
  • Erfassung und Verknüpfung der mitgeltenden Unterlagen
  • Verknüpfung der gesamten Verfahrensdokumentation und Bereitstellung in digitaler Form im abteilungsinternen Bereich des Mitarbeiterportals

Qualifizierung/Zertifikate:

Ausbildung

Verwaltungsfachwirt

Know-How

Umfassende Berufserfahrung in öffentlichen, semi-öffentlichen Unternehmen mit dem Schwerpunkt Personalwesen

1978 – 1988

  • Kirchliche Verwaltung
  • Personalwesen (einschl. Entgeltabrechnung)
  • Finanzwesen
  • allg. Verwaltungsrecht

1989 – 2013

  • semi-öffentliches Dienstleistungsunternehmen

1989 - 1990

  • Leiter Personaladministration Angestellte

1990 - 1992

  • Leiter Entgeltabrechnung

1992 - 2013

  • Leiter Personalverwaltung
    (Administration, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, DV-Koordination HR-IT)

In den letzten Jahren u. a. befasst mit der Optimierung von Arbeitsabläufen im HR-Bereich durch ablauforganisatorische Verbesserungen sowie sinnvollen EDV-Einsatz

Weitere fachspezifische Erfahrungen

A. Fachreferent zu den Themen:

  • Internes Kontrollsystem in Entgeltabrechnung und Personalverwaltung
  • Prozesskostenrechnung und -optimierung in der Personalverwaltung
  • Elektronisches Personalarchiv

B. Fachberatungen:

  • Einführung eines internen Kontrollsystems für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft
  • Prozessoptimierung und Prozesskostenrechnung im HR-Umfeld
  • Aufbau eines digitalen Personalarchives
  • Erarbeitung von Leistungskatalogen zur Vereinbarung von Service-Level-Agreements (SLA)

C. Veröffentlichungen:

  • Mitautor des Buches "IKS-Starthilfe"
    Leitfaden zur Erstellung eines internen Kontrollsystems zur Personal- und Abrechnungspraxis
    1. Auflage 2006, erschienen im Datakontext-Fachverlag
  • Autor des Buches „Internes Kontrollsystem in Personalverwaltung und
    Entgeltabrechnung“ voraussichtlich Oktober 2015
  • Veröffentlichungen von Fachbeiträgen in verschiedenen Fachzeitschriften

D. Derzeitige Themenschwerpunkte im Bereich Human Resources (HR):

  • Einführung von internen Kontrollsystemen in Personalverwaltung und Entgeltabrechnung
  • Definition von Dienstleistungen im HR-Bereich (SLA-Vereinbarungen)
  • Qualitätsmanagement und Kundenorientierung als Voraussetzung für kontinuierliche Prozessoptimierung
  • Bewertung eigener Prozessleistungen hinsichtlich ihrer Effizienz und Prozesskosten
  • Gründe für ein Outsourcing und deren Vermeidung

Persönliches Statement:

Geschrieben steht: »Im Anfang war das Wort«.
Hier stock ich schon! Wer hilft mir weiter fort?

Ich kann das Wort so hoch unmöglich schätzen,
ich muss es anders übersetzen.

Wenn ich vom Geiste recht erleuchtet bin,
geschrieben steht: Im Anfang war der Sinn.

Bedenke wohl die erste Zeile,
dass deine Feder sich nicht übereile!

Ist es der Sinn, der alles wirkt und schafft?
Es sollte stehn: Im Anfang war die Kraft!

Doch auch indem ich dieses niederschreibe,
schon warnt mich was, dass ich dabei nicht bleibe.

Mir hilft der Geist! Auf einmal seh´ ich Rat.
Und schreib getrost: Im Anfang war die Tat!

…aus Goethes Faust