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Sachverständige: Gerd Schäffer

Portrait von BISG-Mitglied Gerd Schäffer
BISG Fachschwerpunkte: 
  • Dokumentenmanagement
  • Archivierung
  • Revisionssicherheit

Projekte und Referenzen (Auszug):

Tröger und Entenmann , Optimierte Abläufe in Verwaltung und Vertrieb 

Die Unternehmensgruppe Tröger + Entenmann mit dem Stammsitz in Heidelberg ist an mehr als 15 Standorten in ganz Deutschland für ihre Kunden da. Millionen Dokumente, die hier anfallen, werden mit dem docuvita-System ordnungsgemäß verarbeitet und die Papierflut so eingedämmt. 

Mit über 50.000 Artikeln und einer schnellen Abrufbarkeit ist Tröger + Entenmann ein leistungsstarker und kompetenter Partner im Tiefbau rund um das Thema VERSORGUNG und ENTSORGUNG, wie Rohrleitungen, Armaturen, Kanalguss, Entwässerungsrinnen, Schachtsysteme, Umwelttechnik mit vielfältigem Zubehör. Weit über einhundert Mitarbeiter arbeiten an den verschiedenen Standorten. Die Menge an Dokumenten, die hier entsteht ist nicht zu verachten.

Über das webbasierte ERP-System werden minütlich neue Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Belege erstellt, die es sicher und nachvollziehbar zu archivieren gilt. Docuvita übernimmt diese Aufgabe vollautomatisch, so dass die einzelnen Anwender von diesen lästigen Routineaufgaben komplett entlastet sind. Auch alle relevanten Eingangsdokumente finden Eingang in das Dokumentenmanagement. Besonders hervorzuheben ist hier der Vorgang der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Das hohe Ziel war hier auf die Weitergabe von Papierdokumenten komplett zu verzichten und mehrfache Erfassungstätigkeiten zu vermeiden. Eingangsrechnungen werden nun gescannt, der Fachabteilung zur Prüfung vorgelegt und der Buchhaltung zur Verbuchung weitergeleitet, dies ausschließlich elektronisch. Bei der Verbuchung wird durch einfaches Anklicken des Beleges automatisch eine Verknüpfung zum Buchungsdatensatz hergestellt und alle relevanten Informationen an das Dokumentenmanagementsystem docuvita weitergegeben. Die Ablage und Verschlagwortung erfolgt so vollautomatisch und ohne weiteres Zutun.

So konnte eine immense Zeitersparnis gegenüber den althergebrachten papierorientierten Abläufen erreicht werden. Durch die Verknüpfung zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Archivsystem kann jederzeit auf "Knopfdruck" das zugehörige Originaldokument auf den Bildschirm geholt werden, was ebenfalls zu erheblicher Effizienzsteigerung der Abläufe beiträgt. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil sind die elektronischen Akten, die sehr stark genutzt werden. Durch die Verknüpfung mit dem ERP-System hat jeder Kunde, Lieferant und Geschäftspartner im Dokumentenmanagement seine eigene Akte mit Ordnern für Belege, Korrespondenz, ja sogar für E-Mails, die von docuvita automatisch archiviert und in die passenden Akten einsortiert werden. 

Im Arbeitsalltag ist docuvita bei Tröger + Entenmann nicht mehr wegzudenken. Die hervorragende Planung und Umsetzung des Projektes durch die eigene IT-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit der docuvita solutions GmbH resultierte in kurzer Einführungszeit, was letztendlich zur schnellen Amortisation der Investition in das Dokumentenmanagementsystem führte.

Qualifizierung/Zertifikate:

Qualfikationen

  • Diplominformatiker (FH), Fachrichtung Wirtschaft Abschluss an der Fachhochschule Augsburg
  • Prüfer bei der IHK Augsburg für Fachinformatiker (gem. § 40 Berufsbildungsgesetz)
  • Ausbildung zum Luftfahrzeugelektroniker   

Programmiersprachen und Technologien

C# / Java / C++ / Python / HTML / XML / PHP, Subversion, Perforce, GIT

Datenbanken

Microsoft SQL, PostgreSQL, Pervasive SQL, BTrieve, Sybase SQL, Informix

Reporting Tools

Crystal Reports, QlikView

Weitere Kenntnisse

Microsoft Sharepoint 2010, Windows 2008/2012 Server, OTRS, Joomla, Wordpress, Netzwerke, Linux

Besonderes Fachwissen

Dokumentenmanagement und Archivierung, docuvita DMS, PPS-, ERP- und Warenwirtschaft (Infor / unipps / BüroWARE), Zeiterfassung (PZE/BDE), Projektplanungssoftware (PLANOUT, MS-Project)

Persönliches Statement:

Bei meiner Arbeit als IT-Sachverständiger ist es mir ein besonderes Anliegen mit meinen Klienten, gerade im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement, praxistaugliche und sichere Konzepte zu erarbeiten und auch bestehende Lösungen zu optimieren. Eine fachkundige und unabhängige Begutachtung und Beurteilung ist letztendlich ein hervorragendes Mittel rechtliche und kaufmännische Risiken zu minimieren und sich stetig zu verbessern.