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BISG Newsroom-Artikel: Mobile Working und Home-Office (Teil 1) – was bei den Versicherungen beachtet werden sollte

Teil 1 - Home-Office: Punkte, die im Hinblick auf Versicherungsinhalte beachtet werden sollten.

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Dennis Galla, Geschäftsführer der InPignus GmbH, gibt in dem Beitrag wichtige Tipps.

In den letzten Jahren hat sich unser Leben stark verändert – insbesondere wie wir heute arbeiten. Digitalisierung, internationale Projekte, Highspeed-Internet für jedermann, LTE-Technik und leistungsstärkere Hardware hat dafür gesorgt, dass wir praktisch von überall arbeiten können.

Nach über einem Jahrzehnt im Versicherungsbereich habe ich viele Dinge erlebt, die man kaum glauben kann. Arbeits-Laptops, die auf Konzerte mitgenommen wurden (und dort gestohlen werden) weil der Mitarbeiter auf dem Weg dorthin noch arbeiten möchte. Haustiere, die einen virtuellen Vogel jagen und deshalb den Bildschirm zerkratzen. Kinder, die den Arbeitscomputer von den Eltern nutzen „um mal eben etwas herunterzuladen“.

Nach all diesen Jahren hat sich vor allem eins gezeigt – gerade in diesen Zeiten, in denen Home-Office und mobiles Arbeiten wichtiger den je geworden ist, sollte man möglichst bestens vorbereitet sein.

In diesem Teil der Reihe gehen wir auf das Thema Home-Office ein. Gemeint ist damit das Arbeiten von Zuhause – nicht das rein mobile Arbeiten (was viele ebenfalls unter Home-Office verstehen).

Das Home-Office unterscheidet sich grundlegend vom normalen Bürobetrieb, da dort völlig andere Regeln gelten. Insofern ergeben sich auch andere Risiken, als man sich als Büroinhaber vorstellen kann.

Doch gerade in Bezug auf ohnehin bestehende Versicherungen machen sich viele Unternehmer kaum Gedanken, ob die neue Art zu arbeiten überhaupt ausreichend abgesichert ist. Insbesondere bei Geschäftsinhalts- und Elektronikversicherungen gibt es vieles zu beachten. Deshalb haben wir Ihnen nachstehend einige Tipps zusammengestellt.

Welche Risiken entstehen und wie kann ich Sie vermeiden?

Wichtiger als sich nur zu versichern ist vor allem, von Anfang an schon dafür zu sorgen, dass gar nicht erst ein Schaden eintritt.

Hier kommen einige Tipps zu den häufigsten Gefahren:

  • Brandschutz: Schreiben Sie eine „ToDo“-Liste oder noch besser: Eine „not-ToDo“-Liste. Keine hängenden Mehrfachsteckdosen, keine Kabel „auf Zug“, keine Gegenstände (Decken, Kissen, Papier etc.) auf Stromkabeln oder Belüftungen und Mehrfachsteckdosen über Nacht ausschalten oder abstecken.
  • Wasserschäden: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Arbeitsunterlagen und Arbeitsgeräte immer auf Tische stellen, vor allem aber mind. 1,5 Meter weit von dem nächsten Wasseranschluss entfernt. Das schützt nicht immer, aber zumindest dürfte das reine Auslaufen kein großes Risiko mehr darstellen.
  • Diebstahl: Hierzu eignet sich ebenfalls am besten eine ToDo-Liste, die Ihre Mitarbeiter vor Feierabend noch erledigen sollen. Fenster schließen, Außentüren (besser noch die Tür zum Büro) abschließen, Rollläden herunterlassen und sämtliche Geräte ausschalten.
  • Überspannung: Privatgebäude sind meist nicht gesichert wie Bürogebäude. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Steckdosen mit Überspannungsschutz oder ähnliche Lösungen bereit.
  • Familiäre Situation: Verschaffen Sie sich in einem Gespräch einen Überblick über den Ort, an dem Ihre Mitarbeiter arbeiten. Einigen Sie sich nach Möglichkeit mit Ihren Mitarbeitern darauf, einen eigenen Raum für das Home-Office einzurichten, der für Kinder und andere Familienmitglieder nicht zugänglich ist.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mit auf den Weg, keine Hunde oder Katzen in diesen Raum zu lassen. Ungeeignet sind übrigens auch Terrarien und Aquarien in diesen Räumen.

Auf was muss ich bei meinen Sachversicherungen achten?

Wenn Sie über die o.g. Punkte nachgedacht und entschieden haben, ob Sie diese Tipps umsetzen wollen (bzw. können), sollten Sie als nächstes die bestehende Geschäftsinhalts- und / oder Elektronikversicherung auf den Prüfstand stellen. Auf diese Punkte müssen Sie achten:

  • Home-Office ist kein Betriebsgrundstück – prüfen Sie Ihren Versicherungsschutz darauf, ob eine sog. „Außenversicherung“ oder sogar explizit Home-Office Bestandteil der Deckung ist.
    Keywords: „außen“, „Außenversicherung“, „außerhalb“
  • Bei Geschäftsinhaltsversicherung ist diese meist enthalten, bei Elektronikversicherungen üblicherweise nicht. Versuchen Sie diese zu vereinbaren, wenn möglich.
  • Bei der Elektronikversicherung muss besonders darauf geachtet werden, ob die Außenversicherung stationäre Arbeitsgeräte wie z.B. Computer, Bildschirme und Drucker umfasst. Häufig sind hier nur mobil eingesetzte Geräte versichert (z.B. Laptops, Smartphones, Kameras).
    Keywords: „mobil“, „stationär“, „beweglich“
  • Danach sollte die Entschädigungsgrenze geprüft werden. Reicht diese aus, um das teuerste Home-Office vollständig zu versichern? Üblich sind hier nur wenige Tausend Euro Versicherungssumme, rechnen Sie nach! Versichert werden die Geräte zum Neuwert, nicht zum Buchwert in der Bilanz.
    Keywords: „Entschädigungsgrenze“, „Versicherungssumme“, „Summe“, „maximal“
  • Machen Sie sich ein Bild über die geltende Selbstbeteiligung in der jeweiligen Versicherung. Auch höhere Selbstbeteiligungen für mobile Geräte oder Home-Offices sind denkbar. Versuchen Sie diese Selbstbehalte möglichst gering zu halten, da häufig auch nur Kleinschäden auftauchen (dafür in größerer Anzahl).
    Keywords: „Selbstbehalt“, „Selbstbeteiligung“, „Eigenbeteiligung“
  • Zum Schluss kommt das wohl trockenste an einer Versicherung: Die sog. Obliegenheiten. Prüfen Sie, welche Sicherungsvorschriften einzuhalten sind (z.B. bündig montierte Zylinderschlösser) und welche Maßnahmen bei Eintritt vorzunehmen sind (z.B. Schadenvermeidung, Schadenminderung).
    Keywords: „Sicherheitsanforderungen“, „Sicherheitsvorschriften“, „Sicherheit“, „Obliegenheiten“
  • WICHTIG: Verpflichten Sie Ihre Arbeitnehmer zum Arbeiten innerhalb des Gebäudes. Ein Einbruchdiebstahl ist zum Beispiel nur dann versichert, wenn es tatsächlich einen Einbruch im herkömmlichen Sinne gab – nicht wenn der Dieb in den Garten läuft und den Laptop von der Terrasse mitnimmt.

Extra-Tipp: Lassen Sie sich Ihre Versicherungsbedingungen als PDF schicken und verwenden Sie die o.g. Keywords in der PDF-Suche, um die relevanten Punkte schneller zu finden. Alternativ können Sie die Liste auch einfach mit zu Ihrem Versicherungsbetreuer nehmen und diesen abklären lassen, inwieweit die o.g. Themen schon berücksichtigt sind.

In all den Jahren der Schadenfallbetreuung hat sich mir vor allem immer wieder eines gezeigt – jedes Unternehmen ist einzigartig und in der Organisation grundlegend verschieden. Selbstverständlich kann keine pauschale Aussage getroffen werden, wie jedes Unternehmen sämtliche Risiken vollständig vermeiden kann. Wichtig ist aber vor allem, dass jeder Unternehmer sich mit den Risiken seines Unternehmens beschäftigt und dann entscheidet, welche Risiken er eingehen und welche vermieden werden können.

Unabhängig davon, was Sie letztendlich davon umsetzen – vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter „mitzunehmen“. Am Ende müssen vor allem Ihre Mitarbeiter dafür sensibilisiert werden und mithelfen, diese Risiken gar nicht erst entstehen zu lassen.

Den Spezialfall Mobile Working behandeln wir in diesem Artikel.