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BISG Newsroom-Artikel: warum #stayathome zum Motor für eine veränderte Arbeitswelt wird

In Zeiten der #stayathome – Aufrufe, um die Ausbreitung der Covid-19 Pandemie einzudämmen, hat „das Arbeiten“ eine völlig neue Wendung bekommen.

Home-Office war bisher oft nur eine „mögliche Option“ für bestimmte Mitarbeiter eines Unternehmens. Meist um Müttern einen Wiedereinstieg zu gewähren, Manager, die viel unterwegs waren und es aufgrund von Distanzen und der Vereinbarkeit von Terminen nutzten oder aber bestimmte Berufsgruppen, die als „digital nomads“ von überall arbeiteten und meist in der kreativ-wirkenden Sparte angesiedelt waren.

Aktuell muss nun die Gefahr der weiteren Ausbreitung der Covid-19 Pandemie gebannt werden - wer könnte, sollte zuhause bleiben!

Plötzlich ergab sich der Bedarf, nicht nur bestimmte Personen, sondern ganze Abteilungen – nahezu das gesamte Unternehmen - von Zuhause aus arbeiten zu lassen.

Wenn man die Arbeit im Home-Office als einen Teil der Digitalisierung betrachten möchte, so ging Digitalisierung nun ganz schnell. Was aber macht diesen Sprung erst möglich? Ist dies reibungsfrei und wie wirkt sich dies auf Mitarbeiter oder gar das gesamte Unternehmen aus?

„Der Zweck heiligt die Mittel“, könnte sich manch einer denken. Ja, und genau das ist es. Man reagierte auf die Anforderung und konnte (zumindest eine Vielzahl von Unternehmen) in kürzester Zeit, die wichtigsten und unternehmenserhaltenden Prozesse dezentral bearbeiten.

Was aber ist zu beachten, wenn man sich nicht mehr in der Küche zum informellen Austausch trifft? Wie verändert sich die Kommunikation und welche „Spielregeln“ sollten Arbeitgeber, Vorgesetzte und Mitarbeiter beachten?

Christian Zander

Geschäftsführer der freedom manufaktur aus Berlin erklärt in einem Interview, wie er das ortsunabhängiges Arbeiten einschätzt:

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„Für uns funktioniert ortsunabhängiges Arbeiten, weil wir unsere Prozesse darauf abgestimmt haben und die technischen Mittel zur Verfügung stehen. Wir haben wöchentlich eine Telko. Diese thematisiert das „Große Ganze“: Ausrichtung, Strategie und Notwendigkeiten - aufkommende Schwierigkeiten sowie mögliche Lösungsszenarien. Aber in der Hauptsache ist diese Konferenz dafür da, das Gefühl des Gemeinsamen zu erhalten.“ Erreichtes wird von Team im internen daily Blog dokumentiert, um auch die Fortschritte transparent zu machen.

Abgesehen davon erfolgen zwischen den Mitarbeitern auch tägliche Abstimmungen. „Einmal im Monat treffen wir uns“, so Christian Zander, dem auch das persönliche Treffen wichtig ist. „Wie wir dies aktuell umsetzen, wissen wir noch nicht. Ersetzen kann dies langfristig gesehen ein Online-Meeting nicht“, fügt er hinzu.

Auf die Frage wie diese Arbeitsweise funktionieren kann, erklärt er: „Wir haben Methoden eingeführt, die dafür sorgen, dass jeder die Prioritäten kennt, seinen Arbeitsalltag auch zu Hause strukturiert und wir den Fortschritt und dessen Geschwindigkeit sehen können. Und weil wir Software einsetzen, die einfach und unkompliziert ist und unsere Arbeitsweise unterstützt. Schließlich arbeiten wir in einer Branche, die das möglich macht,“ schmunzelt er.

Zu bedenken gibt er natürlich auch, dass es persönliche Komponenten gibt wie z.B. sich zu fokussieren, den Arbeitsmodus zu aktivieren, wobei die Ablenkung im Büro (z.B. Großraumbüro) wie auch im Homeoffice gegeben sei kann - sofern man sie zulässt. Die technischen Voraussetzungen zu schaffen, sollte keine Herausforderung darstellen.

„Je nach Wohn- und Arbeitsort – es ist einfach cool keinen Arbeitsweg zu haben“, bemerkt er begeistert. Auf die Frage nach der anderen Medaillenseite wirft er ein „Das Kreative etwas Zusammenspinnen entfällt oft oder auch Kleinigkeiten, manchmal nicht erwähnenswert, aber vielleicht auch eine vertane Chance aus einem informellen Espresso-Schnack“. Als Geschäftsführer sieht er aber vor allem für die Führungskraft einen Punkt, an dem er auch selbst arbeiten will: „Als Chef lernst Du die Mitarbeiter nicht richtig kennen. Es ist vielleicht vergleichbar mit einer Wochenendbeziehung oder dem täglich Zusammenleben mit einem Partner“.

Thomas Weber

Geschäftsführer der BISG DCD und früher Geschäftsführer eines großes Systemhauses in der Rhein-Neckar-Region, erklärt uns im Gespräch seine Sicht zur Arbeit im Home-Office.

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Er betont, dass die Machbarkeit und der Nutzen hier stark in Abhängigkeit zur Branche stehen. Die größte Herausforderung liegt bei Bereichen wie Produktion, hier das ist allerdings der Art der Tätigkeit geschuldet, aber auch im Dienstleistungssektor, in dem die Person und die persönliche Bindung wichtig ist. Der Bezug zum Vorgesetzten, zu den Kollegen und dem Unternehmen sieht er als wesentlich, der nicht unterschätzt werden sollte.

Wie auch Christian Zander sieht er im informellen Austausch eine wichtige Komponente: „Ideen, der Austausch und das zwischen den Zeilen im persönlichen Miteinander des Tages sollten nicht unterschätzt werden,“ betont er. „Sicherlich kann dies super ökonomische Möglichkeiten im Verwaltungs-, Schulungs- und Weiterbildungsbereich geben, die ich wirklich nur unterstützen kann. Mit der richtigen Technik, Disziplin, klaren Anweisungen und Kommunikationsregeln können wir auch Mitarbeitern den Wiedereinstieg in den Job nach der Familienpause besser ermöglichen, weitere Pendelwege vereinfachen und auch die Work-Life-Balance realisieren”.

Er sieht das To-Do bei Unternehme(r)n wie auch Arbeitnehmern, die offen sein müssen für neue Prozesse und Arbeitsweisen. Durch die Internationalisierung, das Nutzen von verfügbaren und günstigen Ressourcen sieht er hier gute Chancen, dies auch nach der Corona-Krise umzusetzen. „Wichtig ist aber auch die Entwicklung von neuen Schulungskonzepten und Weiterbildungsmöglichkeiten, die das lebenslange Lernen einfacher und dynamischer gestalten sollen. Ich persönlich sehe die aktuelle Flucht ins Homeoffice als Chance, um auch in den nächsten Jahren die Digitalisierung weiterzubringen“.

Nicole Lang

Marketing und Vertrieb bei der CWK IT Consulting GmbH in Mannheim, stand uns zu einem kurzen Interview zur Verfügung:

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BISG: Warum funktioniert aus deiner Sicht ortsunabhängiges Arbeiten?

Nicole: Für mich gehört Home Office, auch vor Corona, schon zu meinem beruflichen Alltag. Als Mutter zweier schulpflichtiger Kinder nehme ich das Angebot meines Arbeitgebers, Teile meiner Arbeit von zu Hause erledigen zu können, gerne und regelmäßig wahr. Bisher betraf das ca. ein bis zwei Tage pro Woche. Entsprechend gut gerüstet ist meine häusliche Infrastruktur. Aber die Corona-Krise hat die bei uns eigentlich so schön eingespielten Prozesse kräftig durcheinander gewirbelt.

BISG: In der Tätigkeit aus dem Homeoffice bist Du also schon geübt. Was ist deiner Meinung nach im Besonderen zu beachten?

Nicole: Ja, das stimmt. Voraussetzungen für das Gelingen sind neben der technischen Ausstattung, insbesondere auch klare Absprachen und eingeübte Prozesse.

Einerseits für die Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten. In unserer Firma ist es üblich, anhand der Kalendereinträge jederzeit nachvollziehen zu können, wo jede / jeder Einzelne aktuell im Einsatz ist und wann man sich wieder im gemeinsamen Office trifft. So lassen sich gemeinsame Meetings, kleinere Gespräche, aber auch Telefonate mit "Außerhäusigen" zuverlässig planen.

Für mich persönlich aber sind Absprachen, Prozesse und auch ein klares Zeitmanagement vor allem für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden wichtig.

BISG: Also ist „sich abgrenzen“ das richtige Mittel?

Nicole: Ja, auch und zwar in beide Richtungen. Regeln für mein Umfeld müssen sein. Nur so ist gewährleistet, dass meine Kinder nicht lauthals in ein Kundengespräch platzen oder dass ich nicht für jedes "Wo ist denn..?", "Mama, darf ich..." aus der Konzentration gerissen werde. Regeln gelten aber auch für mein Arbeitszeitfenster: damit ich nicht jäh realisiere, dass ich die Abholung meines Sohnes vergessen habe.

BISG: Wo sieht du in der Homeoffice – Tätigkeit Vorteile und wo Risiken?

Nicole: die Vorteile liegen für mich auf der Hand: freie Zeiteinteilung, Zeitersparnis durch Vermeidung von Fahrtwegen, Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Ich nehme gerne Arbeit, die ein gewisses Maß an Konzentration erfordert, mit nach Hause. Die Zeit im Büro nutze ich hingegen gerne für den bewussten Austausch mit Kollegen, auch, um mehr über das "nebenher" zu erfahren, für das am Telefon oder gar in Emails wenig Platz ist.

Zu den typischen Risiken gehört auf jeden Fall der mögliche Informationsverlust. Das berühmte Gespräch in der Kaffeeküche. Vielleicht erfährt man hier, dass der Kollege privat gerade eine App entwickelt, die die Kundenanfrage letzter Woche trifft.

Und ja, der Tag zuhause erfordert ausreichend Disziplin und Struktur: Einerseits bei gutem Wetter nicht einfach dem Ruf der Sonne zu folgen, dafür aber andererseits auch den Feierabend zu wahren und nicht spät abends immer nochmal die Mails zu checken.

Kai Weber

Berater u.a. in Themenfeldern wie Informationssicherheit, IT-Governance und IT-Compliance, haben wir als Selbständigen ebenfalls zu seiner Sicht rund um das Thema „Home-Office“ oder „mobiles Arbeiten“ angesprochen.

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Aus seiner Sicht funktioniert dies für verschiedene Tätigkeiten sehr gut. Ermöglicht durch die technischen Gegebenheiten und Rahmenbedingungen, wie bspw. mobile Arbeitsplätze, Fernzugriff sowie verschiedene Web-Meeting-Lösungen.

„Berufe mit wechselndem Einsatzort, bspw. als Dienstleister in verschiedenen Kundenumgebungen, sind natürlich prädestiniert für eine zeitweise Home-Office-Nutzung. So lassen sich Ausarbeitungen ins Home-Office verlagern, oder auch die Teilnahme an Web-Konferenzen,“ erklärt er, der dies auch selbst seit Jahren so handhabt. Die Technik, ein Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite kabelgebunden oder als mobile Lösung über das Smartphone ist neben der Sicherung von telefonischer Erreichbarkeit, in der Regel kein Thema.

Auch er betont zwei wesentliche persönliche Komponenten für das erfolgreiche Arbeiten außerhalb des Büros „Es erfordert Disziplin und Konzentration. Vielen Menschen fällt es leichter, zwischen Privatleben und Arbeit umzuschalten, wenn man für die Arbeit das Haus verlässt und sich ins Büro des Arbeitgebers begibt. Arbeitet man von zuhause, so muss man sich bewusst sein, dass man bei der Arbeit ist. Genauso muss man sich aber auch vor Augen führen, dass der Arbeitstag irgendwann endet – häufig verschwimmen die zeitlichen Grenzen des Arbeitstags, wenn man mobil arbeitet.“

Gerade in der aktuellen Situation sieht er Home-Office-Arbeitsplätze als große Chance zur Aufrechterhaltung der Arbeitsleistung und als eine Facette des Notfall- bzw. Krisenmanagements. Als Experte aus dem Security-Umfeld betont er auch, nicht die Sicherheit außer Acht zu lassen und bspw. keine privaten PCs für geschäftliche Zwecke zu nutzen.

Für ihn ist klar, dass die allgemeinen Unternehmensregeln auch für Home-Office-Arbeitsplätze gelten, wobei viele Unternehmen dabei bewusst lieber von mobiler Arbeit sprechen. „Ein offizielles Home-Office bringt für das Unternehmen viele Hürden, die es zu meistern gilt. So sind u. a. die Anforderungen an die Arbeitssicherheit -Stichwort „häuslicher Arbeitsplatz und Arbeitsstättenverordnung”- umzusetzen, denn ein Küchentisch ist nun mal kein Home-Office-Arbeitsplatz. Genauso wichtig ist aber auch die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz oder selbst auferlegter Regelungen, wie bspw. zur Informationssicherheit“, merkt er an.

Denis Schorr

Geschäftsführer der Goriscon GmbH, hat sich ebenfalls ein paar Gedanken dazu gemacht.

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BISG: Denis, du bist in deiner Tätigkeit als Geschäftsführer und als Consultant viel unterwegs. Das ortsunabhängige Arbeiten ist so für Dich und damit auch dein Team unumgänglich. Was sind aus deiner Sicht und Erfahrung wichtige Punkte?

Denis: Nicht nur ich, sondern alle Team-Mitglieder bei GORISCON arbeiten die meiste Zeit ortsunabhängig, wenngleich wir uns alle immer auf das Treffen im Büro sehr freuen. Das funktioniert für uns sehr gut, denn für uns zählen egal ob im Office oder unterwegs immer drei Grundvoraussetzungen für unser gemeinschaftliches Arbeiten: Disziplin, Vertrauen und Eigenverantwortung.

BISG: Welche Punkte sollten hierbei beachten werden?

Denis: Aus Unternehmersicht stehen drei Bereiche im Fokus, die als Grundlage geschaffen werden müssen. Zum einen die technische Umsetzung und zum anderen die organisatorische Ebene: Ein geschützter Arbeitsbereich und klare Vorgaben müssen implementiert und gelebt werden. Der wichtigste Faktor ist, wie bereits erwähnt, die Grundeinstellung und Arbeitsweise, die von Vertrauen, Disziplin und Eigenverantwortung geprägt sind. Gegenseitiges Vertrauen und eine gelebte Unabhängigkeit motiviert jeden Mitarbeiter, seine Ziele und Aufgaben zu visieren und sowohl alleine als auch im Team 100 Prozent für das Unternehmen zu geben – völlig ortsunabhängig.

BISG: Wo siehst Du Vorteile und Chancen, aber auch Risiken in der Umsetzung?

Denis: Eine große Chance sehe ich in der Effizienz der Arbeit für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen: jeder arbeitet auf seine eigene Weise effizient und kann sich je nach belieben die Zeit einteilen. Das führt dazu, dass man lernt seine Zeit bewusst zu nutzen.Für das Unternehmen bedeutet ortsunabhängige Arbeit Effizient im Sinne von Kosten- und Zeitersparnis. Viele Reisen können durch virtuelle Meetings ersetzt werden, so tun wir auch der Umwelt etwas Gutes. Ein großes Risiko, was es zu vermeiden gilt, ist der Verlust der menschlichen Komponente: der fachliche Austausch, ein Chat zwischendurch oder ein gemeinsam verbrachter Feierabend sind virtuell bisher schwierig umzusetzen. Der Schlüssel zur erfolgreichen ortsunabhängigen Zusammenarbeit ist aus meiner Sicht ein gesunder Mix aus Remote-Arbeit und Office-Präsenz.