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Newsroom Artikel: XRechnung und ZUGFeRD 2.0 – die elektronischen Rechnungsformate für die öffentliche Verwaltung

Ab November 2018 verpflichtet die EU-Richtlinie 2015/55/EU alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das Datenaustauschformat XRechnung/ ZUGFeRD 2.0 wird als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt und ist die Bezeichnung für einen einheitlichen internen Rechnungsbegriff.

Das XRechnungs-Format reiht sich ein in die Familie der XÖV-Standards.

XÖV steht dabei für „XML in der öffentlichen Verwaltung“. Zuerst wird das neue elektronische Rechnungsformat für Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtend, nämlich ab dem 27. November 2018. Alle anderen Bundesstellen müssen das digitale Rechnungsformat am 27. November 2019, also ein Jahr später, akzeptieren.

Ab November 2018 verpflichtet die EU-Richtlinie 2015/55/EU alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das Datenaustauschformat XRechnung/ ZUGFeRD 2.0 wird als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt und ist die Bezeichnung für einen einheitlichen internen Rechnungsbegriff.

Das XRechnungs-Format reiht sich ein in die Familie der XÖV-Standards. XÖV steht dabei für „XML in der öffentlichen Verwaltung“. Zuerst wird das neue elektronische Rechnungsformat für Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtend, nämlich ab dem 27. November 2018. Alle anderen Bundesstellen müssen das digitale Rechnungsformat am 27. November 2019, also ein Jahr später, akzeptieren.

Neben dem XRechnungs-Format kann aber auch das bereits etablierte Datenaustauschformat ZUGFeRD verwendet werden. Vorausgesetzt, es entspricht wie ZUGFeRD 2.0 allen Anforderungen der europäischen Norm. Die Vorläuferversion ZUGFeRD 1.0 hat bereits vor Jahren erfolgreich als elektronisches Rechnungsformat die Papierrechnung abgelöst.

ZUGFeRD 1.0 vereint alle Vorteile der E-Rechnung, allerdings entspricht diese ZUGFeRD-Version nicht der EU-Norm. Der neue PDFMAILER enthält bereits ZUGFeRD 2.0. Der entscheidende Unterschied zu ZUGFeRD 1.0 liegt im Profil Comfort, denn das wird bei 2.0 zu Profil EN 16931 und ist nach Vorgaben der EU-Norm „fully compliant“. Ein weiterer wichtiger Punkt der Version 2.0 ist die Möglichkeit, dass die zwei Repräsentanzen einer ZUGFeRD- Rechnung XML und PDF in getrennten Dateien –oder auch nur als rein strukturierte Daten in Form einer XML-Datei – versendet werden können. Denn die Hybridrechnung ist im europäischen Standard nicht mehr vorgesehen.

PDFMAILER kann Ihre Rechnung mit einem Klick in das XRechnungs-Format umwandeln. Das digitale Rechnungsformat basiert auf einem CEN-Standard (erarbeitet vom Europäischen Komitee für Normung) und verfolgt das Ziel, die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu übertragen und darüber hinaus den

Dokumentaustausch EU-weit zu vereinfachen. So sollen die Behörden zukünftig auch Rechnungen aus dem EU-Ausland problemlos empfangen können. Die XRechnung ist ein rein binäres und maschinenlesbares Format. Die gotomaxx Portalcloud ergänzt dieses binäre Format um ein Sichtformat, das auch für den Menschen lesbar ist.

Die Einführung der digitalen Rechnung bietet laut Innenministerium sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten Potenzial für Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzungen der Durchlaufzeiten. Konkret bedeutet die Umstellung auf die Formate ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung erschließt öffentlichen Auftraggebern Zeit- und Kostenersparnisse durch automatisierte Prozesse, einen kürzeren Rechnungsdurchlauf durch schnellere Freigabeprozesse und eine erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess.

Rechnungssteller profitieren von Kosteneinsparungen durch die Nutzung der elektronischen Form, einer Liquiditätsverbesserung durch frühere Zahlungseingänge und weiteren Einsparungen durch die Optimierung interner Prozesse.

FAZIT

Die elektronische Rechnung nach EU-Norm in der öffentlichen Verwaltung kommt schon bald. XRechnung und ZUGFeRD 2.0 stehen als gleichberechtigte Rechnungsformate nebeneinander. Folgerichtig enthält PDFMAILER auch die neue ZUGFeRD-Version 2.0 und eine Rechnung im Format XRechnung. So lässt sich die neue EU-Richtlinie unkompliziert, schnell und rechtskonform erfüllen.

Zukunftsorientiert und EU-konform – PDFMAILER