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Newsroom Artikel: BISG unterstützt IT-Projekt bei Handwerkervertretung

Ladenburg, Mittwoch, 12. Juli 2017

Sachverständige erstellen Lastenheft zur Entwicklung einer Lernsoftware

Der Handwerkstag Baden-Württemberg hat sich ein ungewöhnliches wie spannendes Projekt vorgenommen: Die Entwicklung einer Lernsoftware für den Einsatz im schulischen Umfeld. Bei der Suche nach verlässlichen Partnern wurde klar, dass ein detailliertes IT-Lastenheft die Grundlage für die Ausschreibung des Projektes sein muss. Da intern keine Experten für die Erstellung eines solchen Lastenheftes vorhanden waren, fiel auf zwei Experten des BISG – dem Bundesfachverband der IT-Sachverständigen und Gutachter e.V.

Das Handwerk in Baden-Württemberg ist in Handwerkskammern und Innungen organisiert. In den acht Kammern sind alle der rund 133.000 Handwerksbetriebe des Landes vertreten. Die Innungen hingegen setzen auf eine freiwillige Mitgliedschaft.

Der Baden-Württembergische Handwerkstag ist ein eingetragener Verein und bildet die gemeinsame Arbeitsplattform der Handwerkskammern und -verbände. Seine Aufgabe ist es, das Handwerk und die Interessen der Handwerksbetriebe gegenüber Politik und Öffentlichkeit zu vertreten.

Als die Idee entstand, eine Lernsoftware für den Einsatz in Schulen bei der Handwerkerausbildung zu programmieren, wurde schnell deutlich, dass dieses Projekt ohne die Unterstützung externer Partner nicht umsetzbar sein würde. Denn Lernsoftware, vor allem spielerische Lernprogramme, oder Lernspiele, werden schnell zu hochkomplexen IT-Projekten, die sehr lange Entwicklungszeiten und eine solide theoretische Grundlage benötigen.

Das gilt umso mehr, wenn die Software später in dem streng regulierten Umfeld Schule eingesetzt werden soll. Ergo: Je länger ein Projekt dauert, desto wichtiger ist es, den richtigen Entwickler zu finden.

Gesucht: ein objektiver Partner ohne Eigeninteresse

Um diese Entwickler allerdings zu finden, bedarf es einer aussagekräftigen Ausschreibung. Die Anforderungen an das fertige Produkt müssen genau ausformuliert sein, damit von Beginn an die passenden IT-Dienstleister angesprochen werden. Die Grundlage einer solchen Ausschreibung ist üblicherweise ein IT-Lastenheft. Doch vor der Erstellung des Lastenheftes galt es für den Handwerkstag Baden-Württemberg, eine grundlegende Fragezu beantworten: Welche Fachkraft soll intern die Anforderungen sammeln und das Lastenheft erstellen?

„Dafür haben wir keinen Spezialisten in unseren Reihen“, erklärt Julia Weber, Projektleitern beim Handwerkstag Baden-Württemberg. „Wir wussten aber, worauf es uns ankam. Wir suchten nach einem Partner, der neutral, objektiv und ohne Eigeninteresse ein Lastenheft erstellen kann und uns gegebenenfalls in dem folgenden Prozess beratend zur Seite steht. Es sollte auch ein Partner sein, der später nicht die Umsetzung des eigentlichen Projektes übernehmen würde.“ Bei einer Recherche im Internet wurden Julia Weber und ihr Team schnell auf den BISG aufmerksam.

„Der BISG ist ein Netzwerk, dass sich aus IT-Experten unterschiedlicher Ausrichtung und Expertise zusammensetzt. Das bedeutet für uns als Kunden, dass wir ganz spezifische Kompetenzen aus dem Netzwerk ziehen konnten. Daher haben wir uns entschieden, eine Anfrage an den BISG zu stellen“, sagt Julia Weber.

Lastenheft in zwei Modulen

Der BISG stellte dem Handwerkstag Baden-Württemberg zunächst einen Ansprechpartner. Mit diesem wurde vorab geklärt, welche Dienstleistungen genau benötigt werden und um welche Art Projekt es sich handelt.

Daraufhin wurden vom BISG geeignete Sachverständige ausgesucht und Julia Weber und ihrem Team vorgeschlagen. Um die Auswahl zu erleichtern, stellt der BISG grundsätzlich eine ausführliche Übersicht über die Kompetenzen und Spezialgebiete der Kandidaten sowie ihrer Referenzen zusammen.

„Die Kompetenzen haben sehr gut zu dem gepasst, was wir uns vorgestellt haben. Dementsprechend haben wir beschlossen, den Prozess mit den beiden Erstvorschlägen, André Dressler und Jan-Thomas Hulha, zu gestalten“, sagt Julia Weber. Die Erstellung des IT-Lastenheftes verlief in zwei Modulen: das erste Modul beinhaltet die Erstellung einer Grobstruktur für das Lastenheft und stellt gleichzeitig die Grundlage für die Kostenberechnung des zweiten Moduls dar.

Das zweite Modul bestand darin, diese Grobstruktur zu verfeinern und mit den konkreten Inhalten zu füllen. Die Arbeit am zweiten Modul war erwartungsgemäß wesentlich umfangreicher als die Arbeit für das Erste. „Wir haben von den beiden Sachverständigen zu Beginn einen ersten Kostenvoranschlag für Modul eins und Modul zwei erhalten. Da das erste Modul erst die Grundlage für das zweite Modul erstellt, mussten nach Abschluss der Grobstruktur die Kosten für Modul zwei noch etwas nach oben korrigiert werden. Aber nach dieser Korrektur hat es keine weiteren Anpassungen mehr gegeben und das Lastenheft wurde sehr detailliert erstellt.“ Die gesamte Erstellung des Lastenheftes hat zwischen zwei und drei Monaten in Anspruch genommen.

Auf Wunsch stellt der BISG auch Hilfe bei in Schieflage geratenen IT-Projekten zur Verfügung oder begleitet ein IT-Projekt von vorneherein beratend. Nach dem Abschluss des Lastenheftes hätte der Handwerkstag Baden-Württemberg also auch weiterhin auf die Beratung der beiden BISG-Sachverständigen zurückgreifen können.

„Das war in unserem Fall aber nicht notwendig“, erklärt Julia Weber. „Es hat sich im weiteren Verlauf des Projektes herausgestellt, dass das Lastenheft sehr detailliert war. Die Ausschreibung auf dieser Grundlage verlief dementsprechend erfolgreich: Wir haben mit dem Entwicklerstudio Gentle Troll Entertainment und dem Fachbereich Serious Games der Universität Ulm zwei sehr kompetente Partner gefunden.

Der Fachbereich Serious Games ist in unserem Projekt für die theoretische Grundlage und das didaktische Konzept zuständig. Gentle Troll Entertainment sind als Entwickler an Bord und auf Lernspiele mit hohem Anspruch spezialisiert. Wir liefern die fachlichen Inhalte und die Zielvorgaben. Die Erstellung des Pflichtenheftes und die spätere Umsetzung des Projektes konnten daher ohne weitere Unterstützung durch den BISG erfolgen“, fasst Julia Weber ihre Erfahrungen zusammen.

Fazit

Bevor der Handwerkstag Baden-Württemberg seine Idee, eine eigene Lernsoftware für den Einsatz in Schulen zu entwickeln in die Tat umgesetzt hat, hat er sich zwei neutrale Sachverständige des BISG zur Erstellung eines IT-Lastenheftes an Bord geholt.

Die Erstellung des Heftes hat zwischen zwei und drei Monaten gedauert. Das Ergebnis war allerdings die Grundlage für das komplette weitere Projekt: Die Ausschreibung, Auswahl der Partner, Erstellung des Pflichtenheftes und die eigentliche Entwicklung der Software. Eine weitere Unterstützung des Projektes vonseiten des BISG oder einem anderen IT-Berater war aufgrund dieser Vorbereitung nicht nötig.